在企業(yè)經(jīng)營活動中，“會計檔案”的管理很容易被忽視，但實際又十分重要。

為什么說它重要?

因為會計檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動結(jié)果最直觀的數(shù)據(jù)記錄，記錄了企業(yè)各項活動產(chǎn)生的各種經(jīng)營數(shù)據(jù)，具體包括費用報銷單、支出憑證、借款單等財務(wù)單據(jù)，以上需按照原始憑證所要求填列的項目逐項填列齊全，不得遺漏和省略。

劃重點：企業(yè)各項經(jīng)營，最直觀的數(shù)據(jù)記錄!

老板天天強調(diào)“我們要用數(shù)據(jù)說話”，“數(shù)據(jù)就是真理”，“數(shù)字證明一切”，“胸中有數(shù)，心中有術(shù)”，奈何財務(wù)總是心有余而力不足，按照傳統(tǒng)檔案管理流程——財務(wù)40%時間處理發(fā)票查驗，30%時間處理報銷憑證，15%時間打印整理裝訂，沒有有效的索引聯(lián)系，連查閱調(diào)閱檔案都不方便，更遑論數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析!!!

會計檔案 管理究竟 能否爬出紙張的海洋？會計檔案能否徹底解決易用性的問題？會計檔案能否助力企業(yè)降本增效？會計檔案 又 能否挖掘更大的數(shù)據(jù)價值？

在回答這些問題之前，我們先來分析一下傳統(tǒng)會計檔案管理的劣勢。

傳統(tǒng)會計檔案管理劣勢

1、歸檔流程復(fù)雜。

財務(wù)人員需將所有檔案文件打印，人工匹配記賬憑證與原始憑證;匹配、貼票、裝訂消耗大量時間。

2、歸檔成本高昂。

紙質(zhì)檔案的輸出、整理，消耗大量人力、物力;保管占用空間大，長期保存產(chǎn)生高額的維護成本。

3、索引利用不便。

紙質(zhì)會計檔案與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法建立有效索引聯(lián)系，影響工作效率，調(diào)閱成本高、管理風(fēng)險大。

4、不利于長期保存。

紙質(zhì)檔案的保管不僅占用大量物理空間，且其受到溫濕度或者自然災(zāi)害、意外事故影響大，易損毀。

5、不利于業(yè)務(wù)決策支持。

紙質(zhì)會計檔案管理繁雜，很難形成有效的資源數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致無法進行數(shù)據(jù)分析，為經(jīng)營管理決策提供有效的數(shù)據(jù)洞察。

傳統(tǒng)會計檔案管理的種種劣勢，使得推進企業(yè)檔案的數(shù)字化管理成為必然趨勢。

檔案管理的數(shù)字化趨勢

2020年3月、6月、11月，財政部、國家檔案局分別發(fā)布了財會【2020】6號文《關(guān)于電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》、《中華人民共和國檔案法》、《電子檔案單套管理一般要求(征求意見稿)》，明確了電子發(fā)票、行程單、銀行回單等多種電子會計憑證可以僅以電子形式報銷入賬歸檔。

2022年3月，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于進一步加強機關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的通知》，明確了業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的總體要求、主要任務(wù)和工作安排，并提出了推進業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔工作的思路、模式與方法;2022年9月，《國務(wù)院辦公廳關(guān)于進一步優(yōu)化營商環(huán)境降低市場主體制度性交易成本的意見》，已明確于2022年底前實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲;2023年1月，五省市稅局同時發(fā)文，宣布開展實施數(shù)電票開票試點，數(shù)電票時代全面來臨!

政策的驅(qū)動使得檔案管理的數(shù)字化建設(shè)發(fā)展進入快車道。

積極響應(yīng)政策趨勢，憑借在財稅信息化和數(shù)字化領(lǐng)域的領(lǐng)先優(yōu)勢，百望云升級了電子會計檔案產(chǎn)品解決方案，通過核算系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、影像系統(tǒng)對企業(yè)會計資料進行自動采集，實現(xiàn)電子會計檔案在線采集、整理歸檔、查看調(diào)閱、檔案移交、鑒定銷毀的全生命周期管理，助力企業(yè)高效、便捷管理電子會計檔案。

百望云電子會計檔案解決方案的核心亮點：

數(shù)電票歸檔

支持數(shù)電票歸檔及無障礙預(yù)覽。上傳電子發(fā)票版式文件，自動票據(jù)識別結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，智能分類高效利用;上傳電子發(fā)票XML文件，通過解析XML提取元數(shù)據(jù)，前端渲染數(shù)電票票面，方便在線預(yù)覽。

 

精準(zhǔn)的全文檢索

通過OCR技術(shù)，可精準(zhǔn)提取票面信息(包括一圖多票)，通過關(guān)鍵詞可準(zhǔn)確高亮定位至關(guān)鍵檔案信息，同步聯(lián)查相關(guān)檔案資料，檔案利用事半功倍。

數(shù)據(jù)駕駛艙

優(yōu)化檔案統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析能力，支持原始憑證庫數(shù)據(jù)量、記賬憑證數(shù)據(jù)量、會計賬簿數(shù)據(jù)量、財務(wù)報告數(shù)據(jù)量、其他會計資料數(shù)據(jù)量的統(tǒng)計展示;支持企業(yè)檔案成本分析測算，節(jié)約紙張、場地成本和減少碳排放量等的統(tǒng)計展示，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)一目了然，助力數(shù)據(jù)價值挖掘。

 

檔案全生命周期

支持電子會計檔案自動采集、智能歸檔、查詢調(diào)閱、檔案移交、鑒定銷毀，實現(xiàn)在線化、自動化、數(shù)字化會計檔案閉環(huán)管理。

業(yè)財稅檔一體化

基于百望云數(shù)字商業(yè)平臺，電子會計檔案可與進銷項、費控報銷、納稅申報等財稅數(shù)字化產(chǎn)品深度融合，幫助企業(yè)完成業(yè)財稅檔一體化建設(shè)，全面提升交易與管理效率，賦能業(yè)務(wù)發(fā)展。

電子會計檔案完美的解決了傳統(tǒng)會計檔案管理的痛點，也回答了會計檔案管理能否爬出紙張海洋、徹底解決易用性、助力企業(yè)降本增效、挖掘更大的數(shù)據(jù)價值的問題。

以百望云金融行業(yè)的某銀行客戶為例，按照實際測算，在使用電子會計檔案后：

成本方面 ，該銀行減少紙質(zhì)憑證232萬張，減少紙質(zhì)賬簿241萬張，減少紙質(zhì)會計報表5.2萬張，累計節(jié)約600多萬元成本。

效率方面 ，紙質(zhì)原始單據(jù)從業(yè)務(wù)經(jīng)辦人傳遞到財務(wù)核算人員和復(fù)核人員，最后歸檔到檔案部門，經(jīng)歷4~5個環(huán)節(jié)，耗時2~5天，利用系統(tǒng)處理后，普通費用報銷在2個小時內(nèi)便可完成;紙質(zhì)檔案檢索和調(diào)閱時間為2小時，而電子會計檔案檢索平均時間為2分鐘，提高檔案利用效率60倍。

數(shù)據(jù)方面， 該銀行搭建了電子會計檔案資源數(shù)據(jù)庫，沉淀數(shù)據(jù)資產(chǎn)，為經(jīng)營管理決策提供了重要的數(shù)據(jù)洞察，助力財務(wù)管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

所以，關(guān)于會計檔案管理，為什么他的公司“成本更低，效率更高，數(shù)據(jù)使用更有價值”，你有答案了么？

(新媒體責(zé)編：wa12)