隨著國家政策的出臺和引導，電子會計檔案的管理越來越規(guī)范，電子會計檔案建設(shè)成為打通財務數(shù)字化最后一公里的重要一環(huán)。但是，當前很多企業(yè)的財務管理仍處于電子檔案和紙質(zhì)檔案并行的階段，如何能將其建立合理清晰關(guān)聯(lián)，統(tǒng)一進行歸檔管理是企業(yè)所一直關(guān)注的問題。

基于國家政策和企業(yè)的業(yè)務需求，百望云電子會計檔案產(chǎn)品持續(xù)升級，近期對紙電檔案管理功能進行優(yōu)化，進一步實現(xiàn)會計檔案的“線上+線下”的靈活關(guān)聯(lián)管理，便于提取調(diào)用，提高檔案利用價值，保障電子會計檔案的高效、安全、合規(guī)管理，解決企業(yè)紙電會計檔案歸檔難、管理難的問題，助力集團數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

亮點1：紙質(zhì)檔案線上管理

百望云電子會計檔案系統(tǒng)支持紙質(zhì)檔案裝盒、上架、檔案轉(zhuǎn)移等常規(guī)操作，建立電子檔案與線下紙質(zhì)檔案的有效關(guān)聯(lián)索引，確保會計檔案線上線下保持一致。

在百望云電子會計檔案系統(tǒng)，現(xiàn)在紙質(zhì)檔案使用“檔案盒”管理，取消紙質(zhì)檔案編號，企業(yè)用戶可主動維護盒號，也可自動生成盒號并復用線下，一份會計資料不論電子還是紙質(zhì)都只使用一個編號，保證編號的唯一性。針對在企業(yè)實際業(yè)務中，某一類型的憑證資料不能裝滿一個檔案盒，需要將多個期間、多個目錄下的憑證裝在同一盒中這樣的情況，百望云電子會計檔案系統(tǒng)可支持多種檔案目錄跨期間裝在一個檔案盒內(nèi)，利于集中管理。

亮點2：靈活組卷，適配多種場景

在“一鍵組卷”基礎(chǔ)上，新增“勾選組卷、按數(shù)量組卷、按憑證類型組卷、添加到已有案卷”多個會計資料的組卷方式，滿足企業(yè)不同的組卷需求。通過“勾選組卷”，勾選列表內(nèi)數(shù)據(jù)，將已選數(shù)據(jù)組成一卷，適用于雙套制管理，期望線上組卷規(guī)模和線下已裝訂檔案一致的企業(yè)使用。

亮點3：數(shù)字檔案館

企業(yè)在系統(tǒng)中可建立數(shù)字檔案館，支持使用真實庫房圖片維護，庫房UI設(shè)計貼近現(xiàn)實，可橫縱添加檔案柜，實現(xiàn)檔案的線上線下關(guān)聯(lián)管理，也更便于企業(yè)員工的使用理解。

同時，數(shù)字檔案館可進行機構(gòu)授權(quán)管理，分別設(shè)置權(quán)限，僅授權(quán)機構(gòu)下員工可對授權(quán)的數(shù)字檔案館查詢檔案和上下架檔案盒操作，加強集團總部和各分子公司的權(quán)限管理，規(guī)范歸檔流程，保障數(shù)據(jù)安全。

亮點4: 校驗業(yè)務完整性

百望云電子會計檔案系統(tǒng)除了可以完成文件真實性、完整性、可用性、安全性的四性檢測外，系統(tǒng)新增對業(yè)務完整性的檢測。

一是通過關(guān)聯(lián)件數(shù)對比來校驗電子憑證數(shù)量完整 ，通過核算系統(tǒng)維護記賬憑證關(guān)聯(lián)的原始附件數(shù)目，就可以在電子會計檔案系統(tǒng)內(nèi)展示實際關(guān)聯(lián)附件數(shù)量和應關(guān)聯(lián)附件數(shù)量的對比，得知是否有偏差。

二是以記賬憑證為基礎(chǔ)，校驗電子憑證附件類型完整。 根據(jù)實際業(yè)務中的關(guān)聯(lián)場景，在電子會計檔案系統(tǒng)中配置記賬憑證涉及的原始憑證的單據(jù)類型。系統(tǒng)會根據(jù)配置期間內(nèi)的憑證進行校驗，進行附件完整性檢查。若校驗失敗，系統(tǒng)會提示缺少關(guān)聯(lián)的附件類型。

三是校驗紙質(zhì)檔案是否裝盒。 企業(yè)在實際業(yè)務場景還存在一個問題：電子資料文件全部上傳百望云電子會計檔案系統(tǒng)，而紙質(zhì)文件是需要進行裝盒歸檔的，但在線上是無法判斷紙質(zhì)檔案是否已經(jīng)裝盒。

現(xiàn)在 ，系統(tǒng)新增“檢驗紙質(zhì)檔案是否裝盒”的功能，就是解決企業(yè)這樣的問題。企業(yè)可以線下將紙質(zhì)附件裝盒，同時線上創(chuàng)建紙質(zhì)檔案盒后，對已收集整理的憑證進行紙電關(guān)聯(lián)，就可以在系統(tǒng)中顯示是否存在紙質(zhì)附件和紙質(zhì)檔案裝盒的狀態(tài)。

客戶案例

某大型集團企業(yè)為全鏈醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)綜合服務商，在百望云電子會計檔案系統(tǒng)的助力下，將傳統(tǒng)的線下裝訂財務單證升級為電子歸檔的全自動化運行與管理，將耗費人力最多的環(huán)節(jié)提質(zhì)增效。以對該企業(yè)的費用類憑證歸檔優(yōu)化為例:

隨著數(shù)電票、電子票據(jù)、電子銀行回單的普及，傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案的歸檔流程和管理模式已經(jīng)無法滿足最新的政策要求。百望云電子會計檔案產(chǎn)品解決方案，實現(xiàn)線上自動采集、整理歸檔、借閱下載、移交、鑒定銷毀的全生命周期數(shù)字化閉環(huán)管理，并根據(jù)政策的變化和企業(yè)實際的業(yè)務場景持續(xù)迭代升級產(chǎn)品，幫助企業(yè)適應外部環(huán)境的變化與合規(guī)要求，獲得長期效益。

百望云作為中國領(lǐng)先的票財稅融一體化解決方案服務商和數(shù)據(jù)要素生態(tài)平臺構(gòu)建者，除了電子會計檔案解決方案外，還為企業(yè)提供數(shù)電樂企、納稅申報、稅務風險管理、供應鏈協(xié)同等數(shù)字化解決方案與服務，與產(chǎn)品互聯(lián)網(wǎng)平臺、區(qū)域大數(shù)據(jù)集團、持牌金融機構(gòu)、科技公司等開展深度戰(zhàn)略合作，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量和利用效率，挖掘數(shù)據(jù)資產(chǎn)深層價值，探索數(shù)據(jù)資產(chǎn)運營新范式。

(新媒體責編：wa123)